Milli Eğitim Bakanlığı işlemlerin hızlı yürütülmesi, kağıt israfının önlenmesi gibi sebeplerden dolayı Döküman Yönetim Sistemi yani DYS‘ye geçiş yapmış bulunmaktadır.
Döküman Yönetim Sistemi (DYS) nedir?
Doküman Yönetim Sistemi ve kısa ifade ile DYS ler, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslerenek DYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar.
DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır.
Genel olarak işlevsellikleri hardcopy yani kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi faklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda, orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.
Doküman Yönetim Sisteminin Önemi Nedir?
Kağıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak kurumlar için maddi, manevi ve prestij kayıplarına sebebiyet vermektedir. Günümüz rekabetçi ortamında bilgiye kolay erişim hayati bir önem taşımaktadır. Doküman Yönetim Sistemleri ile gelen giden evraklarını, gelen faksları, müşteri yazı ve dilekçelerini, kurumsal formları, elektronik ortamda tutarak, bilgi ve belgelere erişimini hızlandırarak verimliliği arttırıp ve karar verme süreçlerini hızlandırmışlardır.
Storage, server, güvenlik (UTM) ve web teknolojilerindeki teknolojik gelişmeler ile gerekli alt yapılar DYS uygulamalarına ciddi ivmeler kazandırmıştır.
Doküman Yönetim Sistemi Neden Gerekli?
– Günümüzde firmalar kimlik fotokopisi imza sirküleri, tapu, başvuru formları, faaliyet belgesi vb. birçok dokümanı almak zorunda olduğu durumlar bulunmaktadır.
– Bir hesap açılış işlemi gerçekleştirmek istediğinizde aldığınız belgelere tekrardan ulaşmanız çok güçtür. Hatta tekrar tekrar aynı müşteriden bu belgeleri talep etmek durumunda kalınabilir.
– Ayrıca bir müşterinizin hangi belgeleri verdiğini görmek istediğinizde kurumun işleri bir hayli zor olacaktır.
– Tabi verilen belgeler sadece almakla kalmıyor birde ilgili kişilerin onayına sunulması gerekiyor. Onay sürecinden geçen bu formların hangi birim ve kullanıcıların ne gibi işlemler yaptığını takip etmeniz imkansız hale gelecektir.
DYS’nin Yararları
– Dokümanlarınızın sisteme giriş süresini kısaltır.
– İstediğiniz kriterlere göre aradığınız dokümanı rahatça bulmanızı sağlar.
– Performans takibi kolayca izlenebilir.
– Dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilir.
– Dokumalar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasını sağlar.
– Dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılması sağlanır.
– DYS ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur.
– Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur.
– Dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir.
– Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokumaların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
– Web üzerinden istenilen yerden ilgili dokumalara ulaşılabilir.
Kullanım Alanları
– Finans sektöründe alınan bütün belgeler. Belediyelerin aldığı belgeler.
– Üniversiteler.
– Hastaneler.
– Sigorta firmalarının aldığı bütün belgeler.
– Teknik servisler.
– Sözleşmeler.
– Firmaların kullandıkları sipariş, masraf, satın alma vb dokümanları.
– Meslek odaları başvuru formları.
– İlaç sektörü operasyonel belgeler.
