Jandarma ve Sahil Güvenlik Akademisi Akademik/Kurumsal Arşiv Yönetmeliği Değişti

Jandarma ve Sahil Güvenlik Akademisi Akademik/Kurumsal Arşiv Yönetmeliğinde değişiklik yapılmasına yönetmelik, Resmi Gazete'de yayımlandı.

GENEL KONULAR

Kurum arşivi, arşiv malzemesini teslim almak, saklamak, değerlendirip muhafaza etmek, gereksiz belgelerin ayıklama yöntemini belirlemek ve elindeki belgeleri devamlı kullanılır durumda tutmakla görevlidir.

Başkanlık tarafından üretilen ve Kurum arşivine devredilmesi gereken her tür malzeme Başkanlığın malıdır. Özel mülkiyet konusu olamaz. Başkanlık bünyesinde kurulmuş ve lağvedilmiş birimlerin belgeleri, eğer bu konuda başka bir birim görevlendirilmemişse, Kurum arşivine devredilir.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilene kadar Kurum arşivinde bulunan arşiv malzemesinin ve Başkanlık akademik ve idari birimlerinde saklanan arşivlik malzemenin korunmasından ve düzenlenmesinden Başkanlık sorumludur.

Başkanlık mali birimlerine ait arşiv ve arşivlik malzemelerin saklama sürelerinin farklılık göstermesi nedeniyle, mali konulara ilişkin arşiv ve arşivlik malzemeler, kurum arşivi tarafından ilgili birimlere tahsis edilen arşiv saklama alanında muhafaza edilir. Mali konulara ilişkin arşiv ve arşivlik malzemeden Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesi gerekenlerin devir işlemi, ilgili birim ile koordineli olarak kurum arşivi tarafından yapılır.

ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

Birimler ve bünyesindeki alt birimlerce üretilen arşiv malzemeleri, güncelliğini kaybetmesine veya saklama sürelerini doldurmasına müteakip birim arşivlerine devredilir. Alt birim ve birim arşivlerinde saklama süresi dolan arşiv malzemesi saklanmak üzere Kurum arşivine gönderilir. Kurum arşivinde saklama süresi tamamlanan arşiv malzemesi Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü arşivine teslim edilir.

Başkanlıkta görevli Jandarma Genel Komutanlığı personelinin personel dosyaları Jandarma Genel Arşiv Müdürlüğü arşivine gönderilir.

Kurum Arşivi, Başkanlık Personel Dairesi Başkanlığına bağlı olarak çalışmalarını yürütür.

Alt birim ve birim arşivleri; Başkanlık teşkilât yapısındaki, Başkan Yardımcılıkları, Eğitim Merkezi Komutanlığı, Fakülte, Enstitü, Meslek Yüksek Okulu, Araştırma ve Eğitim Merkezi Amirliği bünyesinde çalışmalarını yürütür.

ARŞİVDEN YARARLANMA

Başkanlık bünyesinde yürütülen çalışmalarda kullanılmak üzere, birimlere ait gizli belgeler hariç tüm belgelerden kurum arşiv sorumlusu ve birim sorumlularının onayıyla yararlanılabilir.

Birim ve kurum arşivinden alınan belgeler, yalnızca kurum içinde kullanılır. Arşiv belgeleri, izin alınmaksızın kurum dışına çıkartılamaz.

Arşivlerinden Belge Ödünç/İade Formu doldurulmaksızın herhangi bir belge ödünç verilemez. Belge Ödünç/İade Formu yönerge ile düzenlenir.

Birim ve kurum arşivlerinden belge ödünç verme süresi bir aydır. Bu süre, geçerli gerekçe gösterildiği takdirde uzatılabilir. Elindeki belgeyi bir ay içinde veya verilen ek süre dolduktan sonra iade etmeyenlere uyarıda bulunulur. Uyarı sonucunda da kendisine ödünç verilen belgeyi teslim etmeyenler hakkında hukukî süreç başlatılır.

Arşivlerinden ödünç belge talebinde bulunan kişi veya birimlerin istedikleri belgenin arşiv referans numarasını bildirmesi zorunludur. AYP’nin kullanılması halinde ödünç iade işlemleri programın ödünç/iade modülü, iş akışları doğrultusunda gerçekleştirilir.

Arşiv belgelerine zarar verenler, kurum malına zarar vermiş sayılırlar.

Kurumun iş akışında kullanılmakta veya birim ve kurum arşivlerinde korunmakta olan her türlü belgeden kurum dışı yararlanma, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında özel ve tüzel kişilere tanınan haklar saklı kalmak kaydıyla yasaktır.

Kurum arşivi, yalnızca Başkanlık bünyesinde hizmet vermek için kurulmuş olup, dış taleplere cevap verebilmesi Akademi Başkanının iznine bağlıdır.